Kort maar krachtige boodschap

“Ik schrijf je een lange brief, want ik had geen tijd voor een korte”

 De Franse filosoof Blaise Pascal schreef dit in de 17e eeuw. Er is weinig veranderd. Brieven schrijven we niet meer zoveel, maar we ouwehoeren wat af in onze e-mails, op onze websites, in blogs, vlogs en op onze social media accounts.

Waarom is het nou zo lastig om snel je boodschap te tikken, waarbij je niks vergeet, maar ook niks te veel vermeldt? Dat komt omdat we allemaal zenders zijn. Want wat willen we graag alles aan iedereen vertellen!

Zomaar ergens beginnen?

Het is zo gemakkelijk om te gaan zitten en zomaar ergens te beginnen. Over dat geweldige project bijvoorbeeld, waarvan je de afronding wilt vieren en de waarvoor je de uitnodigingen schrijft. Je vertelt trots hoe het project begon, hoe groot de uitdaging was, welke Heel Belangrijke Mijlpalen er bereikt zijn en wanneer en laten we vooral niet vergeten om iedereen die ook maar iets voor het project gedaan heeft met naam en toenaam te noemen. Hé, hé, dat ging lekker. Klik – verzend – daar gaat de uitnodiging.

En de ontvanger wilde eigenlijk alleen maar weten waar en wanneer de bubbels klaarstaan…

De grap is: als je alles aan iedereen over alles en iedereen wilt vertellen, vertel je uiteindelijk niemand iets. Die ontvanger heeft misschien helemaal geen tijd of zin om zich door jouw hele epistel heen te worstelen, haakt na anderhalve alinea af en ziet daardoor de uitnodiging over het hoofd en mist de bubbels en de borrelnoten. Jammer.

Dode schatjes

Het belangrijkste advies, wat ik geef in al mijn workshops en communicatieopdrachten: verplaats je in de ontvanger van je boodschap. Stap uit je eigen schoenen en in de schoenen van degene die jouw boodschap leest, hoort of ziet. Wat wil hij of zij weten? Wat juist niet? Misschien kom je er dan achter dat je voor verschillende ontvangers ook verschillende versies moet schrijven van jouw boodschap en dat er stokpaardjes moeten sneuvelen. ‘Kill your darlings’, zei de Engelse schrijver William Faulkner over het schrappen in je eigen teksten. Gesneuvelde stokpaardjes en dode schatjes, ja, dat doet pijn.

Maak tijd

‘Maar daar heb ik toch helemaal geen tijd voor?’, hoor ik je roepen. Tja, dan maak je maar tijd. Jij hebt een boodschap en het is een beetje gek om van de ontvanger te vragen tijd te investeren in het lezen van jouw ellenlange ‘brief’ omdat jij geen tijd hebt voor een korte. Wees geen Blaise Pascal!

Tips

1. Verplaats je in de ontvanger, bedenk wat de ontvanger wil weten, niet wat jij wilt vertellen!
2. Maak het de ontvanger gemakkelijk! Begin direct met de belangrijkste boodschap, zodat de ontvanger niet hoeft te zoeken, en houd die kort (waar en wanneer staan de bubbels klaar).
3. Structureer! Wil de ontvanger veel weten, maak het dan gemakkelijk door je tekst te structureren. Verdeel in korte alinea’s en zet boven elke alinea een informatieve kop. Gebruik opsommingen waar dat kan.
4. Schrijf geen lange brief, maar maak tijd voor een korte.

Trea ten Kate van www.platform9.nl